عصر دانایی محور که در آن دانش، بسان مهمترین سرمایه سازمان‌ها محسوب می‌شود، نیازمند رویکرد متفاوت مدیریتی نسبت به مسائل سازمان و کارکنان است. تغییر ماهیت فعالیت‌های سازمان‌ها به کارهای دانشی موجب اهمیت یافتن روزافزون کاربرد مدیریت دانش در سازمانها شده است .
از این رو سازمانهای موفق به شکل مستمری میزان تولید، نشر، تبادل و بکارگیری دانش در بین کارکنان خود را بوسیله روش‌های مختلف، اندازه‌گیری و مورد ازریابی قرار می‌دهند تا از این طریق بتوانند راهکارهای نیل به اهداف سازمانی را کسب کنند.
از جمله دلایلی که سازمان‌ها از مدیریت دانش بهره می‌گیرند می‌توان به تشخیص کمبودها (خلأها) در دانش سازمانی، بهره‌وری بیشتر از سرمایه‌های انسانی، یادگیری کارآمدتر و موُثرتر کارکنان، ارائه کالاها و خدمات با ارزش افزوده‌ بیشتر، رضایتمندی مشتریان و کارکنان، پیشگیری از تکرار اشتباهات، کاهش دوباره کاری، صرفه‌جویی در وقت، برانگیختن انگیزه خلاقیت و نوآوری، تقویت موقعیت رقابتی سازمان‌ها، اشاره کرد. از این رو، مدیریت دانش، فرایندی است که طی آن سازمان‌ها، به تولید ثروت از دانش و سرمایه فکری خود می پردازد .
ضرورت و اهمیت بکارگیری مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی به شرح زیر می باشد :

• • اعمال حاکمیت به جای تصدی‌گری: منتقدان می‌گویند که بزرگی بیش از حد دولت و گسترش بی‌رویه بوروکراسی اداری، مانع کارایی و پاسخگویی سریع در بخش دولتی شده است. به‌گونه‌ای که کوچک‌سازی در دولت و حرکت از تصدی‌گری به سوی اعمال حاکمیت در دستور کار دولت‌ها قرار گرفته است. اعمال حاکمیت می‌طلبد که دولت‌ها به حرکت‌های مبتنی بر دانش توجه قوی مبذول دارند .

• • جهانی شدن: با گسترش جهانی شدن، رقابت بین سازمان‌هایی که خدمات مشابهی ارائه می‌کنند، گسترش یافته و نیاز به کسب دانش و مهارت در بکارگیری مهارت‌های جدید اهمیت بیشتری یافته اند .

• • توانمندی بخش خصوصی: توانمندی بخش خصوصی در بکارگیری مجدد فرایندهای تجاری (BPR) و مدیریت کیفیت جامع (TQM) باعث شده است که فاصله میان سازمان‌های بخش خصوصی و سازمانهای دولتی رو به افزایش نهد.

• • • افزایش سطح دانش شهروندان: امروزه درصد بالایی از شهروندان را افرادی تشکیل می‌دهند که دارای مهارت و آموزش‌های به روز در سطح بالایی هستند و به عنوان یک منبع با ارزش برای سازمان‌ها تلقی می‌شوند. سازمانها باید زمینه‌های لازم را برای شناسایی و دستیابی به دانش شهروندان فراهم آورده و از دانش در تصمیم‌گیری‌ها و حل مسائل استفاده کنند .

  

• • از دست دادن نیروهای باتجربه در سازمانهای دولتی: با خروج نیروهای تحصیل کرده و حرفه‌ای از سازمان‌های دولتی، عملاً بخشی از دانش که سازمان‌های دولتی طی سال‌ها برای آن سرمایه‌گذاری کرده‌اند از سیستم خارج میشود که این امر مستلزم طراحی الگوهای مناسب مدیریت دانش است تا از اتلاف این سرمایه‌ها که سرمایه‌های ملی محسوب می‌شوند، جلوگیری به عمل آید.(ابطحی و صلواتی،۸۵)

۲-۲۵مزایای سازمان متاثر از مدیریت دانش :
تحقیقات و مطالعات انجام شده در سازمانهائی که مدیریت دانش پایه و اساس اصول سازمانی را  تشکیل می دهند بیشترین موارد بهره گیری سازمانها را به قرار زیر تعیین کرده اند :(با توجه به بالاترین درصد)
۱- کسب و اشتراک دانش.
۲- مهارت آموزی و یادگیری سازمانی.
۳-ارتباط بهینه با مشتریان.
۴- ایجاد مزیت رقابتی.
در حقیقت مدیریت دانش کارآمد، منجر به کاهش خطاها و دوباره کاری ها می شود، سرعت حل مسائل و تصمیم گیریها را افزایش میدهد، کاهش هزینه ها را در پی دارد، تفویض اختیارات بیشتر به اعضاء موجب روابط اثربخش تر و خدمات مطلوب تر به مشتریان خواهد شد و نگرانی های مدیران منابع انسانی را در مورد بازنشستگی افراد و کمبود نیروهای متخصص را نیز جبران میکند و همچنین از میزان تخلفات و فساد اداری می کاهد.
با توجه به اینکه در این گونه سازمانها با بکارگیری علوم و تکنولوژی جدید و مدرن روز، ارتباط مستقیم بین کارکنان و مشتریان به حداقل میرسد و پل ارتباطی آنها معمولاً فضاهای مجازی از قبیل نرم افزارها، اینترنت، سامانه های بانکی و شبکه های پستی هستند. عوامل روانی و عوامل محیطی و فرهنگی و خستگی های ناشی از تردد بین ادارات و شلوغی شهرها و سایر عوامل طبیعی که در زندگی شهری برسیستم روحی و روانی افراد تاثیر گذار هست و باعث بروز درگیری ها و برخوردها می شوند نیز کاهش می یابد و در نتیجه کارائی سازمان افزایش یافته و اهداف سازمانی بیشتری محقق می شوند.
مدیریت دانش در سازمانها بعنوان فرآیندی مطرح میباشند که طی آن یک سازمان به تولید ثروت از دانش یا سرمایه فکری خود می پردازد و با طراحی الگوهای مناسب از اتلاف سرمایه ای ملی جلوگیری بعمل می آورد.
۲-۲۶ موانع استقرار مدیریت دانش در سازمانها
برخی از موانع استقرار و اجرای موفقیت‌آمیز مدیریت دانش در سازمان‌ها به شرح زیر است:
۱- عوامل انسانی: یکی از موانع عمده مدیریت دانش این است که انسانها به دلایل گوناگون نمی‌خواهند دانش خود را تسهیم کنند و مایلند از آن منحصراً برای پیشرفت شخصی خود استفاده کنند. ممکن است این تصور اشتباه وجود داشته باشد که چون دانش، قدرت است پس نباید آن را از دست داد (۲۰۰۳:۲۳kuhlen )
۲- عوامل سازمانی : عمده این عوامل عبارتند از :

• • عوامل ساختاری: ساختارهای سلسله مراتبی و غیر منعطف نمیتوانند محمل خوبی برای پیاده سازی دانش باشند .

ساختارسازمانی باید از انعطاف و پویایی لازم برخوردار باشد تا ارتباطات به مرزهای تیمی، بخشی و حتی سازمانی محدود نشود و امکان برقراری ارتباط با محیط بیرون از سازمان ها برای کارکنان به سادگی مقدور باشد و به عبارتی جنبه غیررسمی ساختار سازمانی، نقش مهمی در توسعه تعاملات ایفا نماید. چنین ارتباطی امکان دستیابی به دانش گروه های خارج از سازمان را میسر می سازد (۱۶۶۶:۴،Manasco)

• • عوامل مدیریتی: عدم اعتقاد و حمایت مدیریت عالی از فعالیت‌ها و برنامه‌های مدیریت دانش، نگرش‌های کوتاه مدت و جزئی‌نگری و سبک‌های نامناسب رهبری نیز مانع اجرای موفقیت آمیز برنامه‌های مدیریت دانش هستند .

• • عوامل شغلی: “شرح شغلهای” نامناسب، مشاغل تکراری و روتین، ابهام و تعارض در نقش نیز برای مدیریت دانش، نامطلوب خواهند بود .

• • سیستم‌های حقوق و دستمزد: افراد زمانی اقدام به توزیع دانش می‌کنند که انگیزه مالی لازم را برای این کار داشته باشند و از آنان پشتیبانی جبران زحمات شود.

• • سیستم‌های آموزشی: در تبدیل سیستم‌های سنتی به یک سازمان یادگیرنده، برنامه‌های آموزشی یک سازمان، نقش حساسی ایفا می‌کنند. برنامه‌های آموزشی نامناسب می‌توانند موانع عمده‌ای برای توسعه مدیریت دانش باشند. (ابطحی-صلواتی،۱۳۸۵:۱۱۳)

۳- عوامل فرهنگی: مدیریت دانش بدون وجود فرهنگ مشارکتی مناسب و مبتنی بر اعتماد نمی‌تواند به گونه‌ای موفق بکار گرفته شود اگر یک فرهنگ سازمانی، توزیع و تسهیم دانش را تقویت نکند مدیریت دانش در آن سازمان با چالش‌های ناگوار روبرو خواهد شد .(۱۹۹۸:۱۰،Davenport )
۴- عوامل سیاسی : ثبات یا عدم ثبات فضای سیاسی کشور، به دلیل اثرگذاری برفرایند خط مشی گذاری و ثبات مدیریت در سازمان‌های دولتی، مدیریت دانش را تحت تأثیر قرار خواهد داد. همچنین وجود فضایی باز در آن افراد به راحتی بتوانند ایده‌های خود را اظهار نمایند بر روند مثبت فعالیتهای مدیریت دانش اثرگذار خواهد بود. (۱۹۹۸:۱۱،Davenport )
۵- عوامل فنی و تکنولوژیکی: صاحبنظران در تقسیم دانش به دو نوع دانش کلی اشاره میکنند دانش نهفته و دانش آشکار. همچنانکه نوناکا تأکید کرده است؛ دانش سازمانی، حاصل تعامل این دو نوع دانش است و این تعامل مستمر است. دانش ایجاد شده باید به طریقی مناسب نگهداری شود. مراکز دانش در سازمان‌ها در حقیقت کانون جمع‌ آوری، سازماندهی و انتشار دانش هستند. ممکن است این مراکز فیزیکی یا مجازی باشند. هدف از ایجاد این مراکز، هدایت افراد به سوی منابع دانش در داخل یا خارج سازمان است.در این مراکز نقشه‌های دانش تهیه، نگهداری و بهنگام‌سازی می‌شوند(ابطحی، صلواتی،۸۵)
۲-۲۷ چارچوبی برای مدیریت دانش در سازمان های دولتی
چارچوب ها و مدل های زیادی در زمینه مدیریت دانش ارائه شده اند. هدف این چارچوب ها کمک به سازمان ها در راستای درک بهتر دانش و بکارگیری آن در راستای بهبود فرایندهای تصمیم گیری و خط مش گذاری به منظور بهبود ارائه خدمات رسانی بوده است. بررسی ها نشان می دهند که این چارچوب ها ضمن توجه به ابعادی مهم از مدیرت دانش ،برای سازمان های دولتی کامل نبوده و همه عناصر را در بر نمی گیرند. جشی و هالس اپل(۱۹۹۹ ) چارچوب های موجود در مدیریت دانش را به گونه ای تطبیقی مورد بررسی قرار داده و به این نتجه رسیده اند که مدل های موجود بنا به دلایل ذیل برای سازمان های دولتی از جامعیت کافی برخوردار نیستند .(کونگ و پندیا)
فرایندهای مدیرت دانش در سازمان های دولتی به دلیل گستردگی حوزه کاری به ذینفعان و سازمان های بخش خصوصی به سهامداران وابسته هستند. در بخش خصوصی رضایت خاطر در سهامداران خلاصه می شود. از ظرفی ملاک مدیریت دانش در سازمان های بخش خصوصی، بازگشت سرمایه و سود است ولی این معیار نمی تواند ملاک موفقیت مدیریت دانش در سازمان های دولتی باشد .
مدل هایی که در بخش خصوصی و تجاری شکل گرفته اند بر مبنای رقابت و مزیت های رقابتی بازار استوارند در حالی که رقابت در بخش دولتی نمی تواند مبنا و معیاری برای مدل ها باشد. در سازمان های دولتی عواملی نظیر کیفیت ارائه خدمات به مشتریان، مسئولیت، پاسخگویی شهروندان، مبنا قرار می گیرند .
هدف غایی مدیریت دانش در بخش های خصوصی و تجاری، افزایش سودآوری است. در بخش خصوصی از دست یابی به دانش دورونی یا بیرونی در راستای سودآوری بیشتر استفاده می شود و به عبارتی هدف، دست یابی به منافع صاحبان سهام است اما در سازمان های دولتی از کسب دانش در راستای دست یابی به اهداف ذی نفعان استفاده می شود. به نظر می رسد که با توجه به هدف ها و مسئولیت های سنگین سازمان های دولتی ،اکتفا نمودن به دانش سازمانی جوابگوی نیازهای متنوع دانشی سازمان ها نباشد. لذا چارچوب های مدیریت دانش در سازمان های دولتی باید به این موضوع دقت ویژه ای داشته باشند .
۲-۲۸ پیشنهادهایی در زمینه استقرار سیستم مدیریت دانش :
منابع انسانی، ساختار سازمانی،‌ فرهنگ سازمانی، فناوری اطلاعات، فرایندها و عوامل برون سازمانی از عوامل اصلی و مؤثر بر استقرار موفقیت‌آمیز مدیریت دانش در هر سازمانی هستند. بر این اساس پیشنهادهایی در حوزه‌های زیر ارائه می‌شوند:
۲-۲۸-۱ حوزه منابع انسانی :