• سهولت دسترسی و گردش آزاد و آسان اطلاعات بین اعضای تیم مدیریتی و اجرایی

• مستندسازی مفید و پشتیبانی مؤثر اطلاعاتی

• ایجاد ارتباط متقابل با سایر فرایند‌ها و سیستم‌های سازمانی

• خروج اطلاعات پروژه از شکل انحصاری و وابسته به فرد

• حفظ و ارتقاء امنیت اطلاعات پروژه

• تمرکز زدایی و دسترسی آسان به اطلاعات پروژه در پروژه‌هایی که گسترش و پراکندگی جغرافیایی دارند

• تسهیل ارتباطات پروژه و مدیریت آن

• • ذخیره و پشتوانه‌سازی اطلاعات برای پروژه‌های آتی

• تسهیل شناسایی منشأ مغایرت‌ها و دلایل انحرافات پروژه از برنامه

• تسهیل شناسایی و پیش‌بینی تأثیر ریسک‌های مختلف بر هزینه، کیفیت و زمان انجام پروژه

• ایجاد بینش لازم در تیم مدیریت پروژه به منظور تشخیص چرایی، چگونگی و زمان بازنگری در برنامه زمانی، هزینه‌ای و کیفیتی پروژه

سیستم های مدیریت اطلاعات پروژه یک حوزه دانش میان سیستمی محسوب می گردد که مجموعه ای از دانش و تجربه در تأمین، تولید و استفاده مناسب از ابزارهای حوزه فن آوری اطلاعات در حوزه مدیریت پروژه و همچنین روش های مدرن مدیریت پروژه با بهره گرفتن از ابزارهای فناوری اطلاعات است. جایگاه این سیستم ها در سازمانهای پروژه محور، از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است و در خصوص محل استقرار این حوزه میان دانشی اختلاف دیدگاه هایی وجود دارد. این سیستم ها از یک طرف مرتبط با فناوری اطلاعات بوده و از سوی دیگر با مدیریت پروژه ارتباطی تنگاتنگ دارد، چنانچه این حوزه در واحد فن آوری اطلاعات سازمان مستقر شود مشارکت مدیریت پروژه در آن کمرنگ می شود و در صورتی که در بخش مدیریت پروژه سازمان شکل گیرد، برقراری ارتباط مناسب با واحد فناوری اطلاعات و سایر واحدها مقدور نمی گردد. جایگاه های سیستم اطلاعات مدیریت پروژه به صورت ذیل معرفی و پیشنهاد می شوند (حمیدی فر، 1389):

• به عنوان بخشی از واحد فن آوری اطلاعات

• به عنوان بخشی از دفتر مدیریت پروژه

• به عنوان یک پروژه

• به عنوان یک واحد وظیفه ای مستقل

یک سیستم مدیریت اطلاعات پروژه می‌تواند به صورت یک فرایند دستی ولی همبسته و هماهنگ باشد، یا مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای اداری که بر اساس یک فرایند متمرکز خروجی‌های مورد نظر را تولید می‌کنند و یا یک نرم‌افزار مجتمع که همه فرآیندهای موردنظر را پوشش می‌دهد.
اما این سیستم‌ به هر صورت که باشد، باید اجزای اصلی زیر را شامل شود (Sifri, 2002):

• برنامه‌ریزی و زمان‌بندی: این قسمت فرآیندی نظام‌مند را برای ترسیم اهداف، وابستگی فعالیت‌ها و اطلاعات حساس به زمان در پروژه فراهم می‌کند

• بودجه‌بندی: این بخش که با ساختار شکست کار پروژه هماهنگ و در ارتباط است و برای نظارت بر هزینه‌ها به کار می‌رود، امکان ردیابی و پی‌گیری هزینه‌های مربوطه را در هر بسته کاری فراهم می‌آورد.

• مجوز کار و کنترل: این قسمت روند به جریان افتادن دستور کارها را ایجاد می‌کند. هر دستور کار بخشی کوچک اما بسیار مهم در کنترل پروژه است. دستور کار معلوم می‌کند که ما الزامات پروژه را چگونه باید اجرا کنیم؛ مجاز به استفاده‌ از چه منابعی هستیم و مدت زمان برای انجام کار چقدر است.

• کنترل تغییرات: وظیفه اصلی این بخش بررسی و کنترل تغییرات در روند اجرای یک پروژه است.

• مرتبط سازی کارکرد همه بخش‌ها: این بخش با برقراری ارتباط منطقی بین خروجی سایر بخش‌ها، گزارشی روایی، به تناسب نیاز اطلاعاتی هر یک از ذی‌نفعان ارائه می کند.

• سایر بخش‌ها: در برخی سیستم‌های مدیریت اطلاعات پروژه، بر حسب نیاز بخش‌های دیگری مثل مدیریت منابع، مدیریت ریسک، مدیریت اسناد، کنترل موجودی و … در نظر گرفته می‌شود.

تعریفی که از سیستم مدیریت اطلاعات پروژه سازمانهای تسهیلگر فناورانه پروژه محور در این تحقیق مد نظر قرار داده شده است ، تلفیقی از تعاریف فوق و تعریف خاص مطرح شده و تعریف عام آن در بخش سیستم اطلاعاتی می باشد. بدین معنا که در کنار اینکه کنترل وبازسازي اطلاعات رااز دنياي محيطي وعمليات داخل سازمان بعهده دارد، بطريقي که باسازماندهي وانتخاب داده ها اطلاعات لازم را جهت اتخاذ تصميم، برنامه ريزي وکنترل براي مديران آماده سازد، کاربرد رايانه و  سيستم هاي اطلاعاتي در ثبت، بروزرسانی و تحلیل و ارائه گزارش از داده های ورودی را در کل سازمان مقدور می سازد.
بدیهی است این امور در مرکز همکاری های فناوری ریاست جمهوری به عنوان سازمان تسهیلگر فناورانه کشور به علت ساختار پروژه محور آن در رابطه با اطلاعات پروژه ها صورت گرفته و عملیات های مدنظر در قالب این سیستم اطلاعاتی در این حوزه برای سازمان اثر گذار می باشد.در بخش 2-5 به صورت مختصر به معرفی مرکز همکاری های فناوری ریاست جمهوری که تاکنون به عنوان تنها سازمان تسهیلگر فناورانه در حوزه فناوری های پیشرفته در کشور فعالیت کرده است و جامعه این تحقیق را شامل می شود می پردازیم.
ط. مرور تحقیقات پیشین در زمینه سیستم های اطلاعاتی
تاکنون شمايي کلي از سيستم هاي اطلاعاتي وبالاخص سيستم هاي اطلاعاتي مديريت ترسيم شد.  همانطور که ديديم سيستم هاي اطلاعات مديريت رامي توان ازدو ديد اخص واعم ديد. ازديد اخص سيستم اطلاعات مديريت  فقط همان سيستم اطلاعات است که درخدمت مديريت است ولي درمعني اعم، به کاربرد رايانه و  سيستم هاي اطلاعاتي درتجارت وتوسعه موسسات مي پردازد. درطول مقاله مشخص شد که سيستم اطلاعات مديريت فضاي حل مساله بيشتري رانسبت به ديگرکاربردها اشغال مي کند پشتيباني آن از بسيار کم تابسيار زياد درتغيير باشد ومسائلي که پشتيباني مي کند مي تواند به دوصورت ساختاري يانيمه ساختاري باشد. ليکن بشر متوجه پشتيباني نيازهاي اطلاعات کلي درسازمان تانيازهاي فردي است. پشتيباني که توسط سيستم پشتيباني تصميم فراهم مي شود مشابه سيستم اطلاعات مديريت مي تواند ازبسيارکم تابسيار زياد درتغيير باشد. تنها درمسائل نيمه ساختاري به طورويژه کارمي کند. خصوصيتي که آن را از سيستم اطلاعات مديريت متمايزمي سازد شيوه اي است که درآن پشتيباني نزديکتري ازشخص مديران انجام مي شود. کاربردهايي سيستم اتوماسيون اداري با شخص مديران انطباق يافته وبه بهترين شکل براي مسائل باساختار کم که ارتباطات غيررسمي فراوان است-وفق مي يابد. باوجود آنکه سيستم اتوماسيون اداري اطلاعات حل مساله رادراختيار قرارمي دهد، تصميم درمورد نحوه بکارگيري آن به مديران محول مي شود.
گسترش سيستم هاي اطلاعاتي باعث مي شود که از ماهيت بروکراتيک مديريت دولتي کاسته شده وبه سمت وسوي اينفوکراسي گام بردارد. برخي از صاحبنظران براين باورند که با تصميم فناوري اطلاعات،‌مباني دموکراسي درمديريت دولتي تضعيف مي شود زيرا ماهيت فناوري اطلاعاتي بيش از آنکه جهت گيري دومکراتيک داشته باشد، گرايشهاي تکنوکراتيک دارد. ازسوي ديگر عده اي براين باورند که به کمک فناوري اطلاعات ارزشهاي دموکراتيک مانند تکثرگرايي، آزادي بيان،… تقويت خواهد شد. درجهان ارتباطات ، کنترل مستقيم جاي خود رابه ابزارهاي غيرمستقيم مانند استانداردسازي، آموزش وپرورش مي‌دهد. اطلاعات مبناي قدرت است وانحصار قدرت از هرنوعش که باشد دربلندمدت تبعات منفي خود رانمايان مي سازد، هم به جامعه زيان مي رساند وهم کل حاکميت رازيرسؤال مي ببرد (زاهدي، 1380، ص 125).
پس براي اين مهارانحصار بايد به نوعي اخلاقيات معتقد بود مديريت بايد دربهره گيري از مظاهر جديد فن‌آوري‌هاي اطلاعاتي و ارتباطي بايد الزامات اخلاقي چون: 1-بهبودکيفيت خدمات دستگاههاي حکومتي؛2-اطمينان ازمحرمانه بودن اطلاعات مردم ؛و 3-دوطرفه بودن جريان اطلاعات ميان مردم وحکومت، را رعايت کند.
.i مروری بر امور انجام شده در حوزه سیستم های اطلاعاتی پیاده سازی شده
شرکت حمل و نقل FedEx : شرکت حمل و نقل FedExدر سال 1973 توسط فردی کار آفرین به نام فرد اسمیت بنیان گذارده شد .در حال حاضر این شرکت با دارا بودن زیر ساخته های فیزیکی و مجازی کاملا یکپارچه حمل و نقل 24 ساعتی را به تمام نقاط دنیا انجام می دهد شرکت مذکور یکی از پر ازدحام ترین مراکز پردازش داده در دنیا را اداره می کند حجم تخمینی مبادلات اطلاعاتی این شرکت ، مدیریت روزانه بیش از صد میلیون درخواست برای بیش از 3000 پایگاه داده و بیش از 500000 فایل بایگانی می شوند . این شرکت هم چنین به عنوان یکی از بزرگترین شبکه های آنلاین سرویس دهنده و یا سرویس گیرنده را اداره می کند
شرکت حمل و نقل FedEx به دلیل فشارهای ناشی از تورم رو به رشد و رقابت جهانی توسعه پیدا کرد .این فشارها موجب ایجاد تقاضای بیشتر برای تسریع در ارائه خدمات با هزینه کمتر و با کیفیت بالاتر شد اینترنت بستری قابل دسترس و کم هزینه فراهم نمود که این شرکت امکان توسعه جغرافیایی و خدمات رسانی را افزایش دهد
نرم افزاری که این شرکت استفاده می کند برنامه ای تحت وب است که ابزارهای حمل و نقل الکترونیکی را نیز به همراه دارد .این نرم افزار به مشتریان توانایی ردیابی موقعیت محموله را از طریق وب سایت شرکت می دهد
راه حل های سخت افزاری و نرم افزاری شرکت حمل و نقل FedEx:

• Power ship mc FedEx (سیستم سخت افزار و نرم افزار چندین حمل)

• ship manager server FedEx (یک سیستم ارائه معاملات با سرعت بالا و قابلیت اعتماد عالی به طور متوسط هر 8 تقاضا در هر ثانیه را اجازه می دهد )

• API ship FedEx (که برنامه مبتنی بر اینترنت جهت سفارشات )

•  FedEx Net –return (یک سیستم مدیریت اقلام برگشتی مبتنی بر وب )

شکل 2 1 زنجیره سفارش شرکت حمل و نقل FedEx
این زیر ساخت ها در حال حاضر به عنوان زنجیره FedEx شناخته شده است. هنگامی که یک مشتری سفارش میدهد سفـارش به سرور شرکت فرستاده می شود اطلاعات مربوط به سفارش مشتری به کامپیوتر تاجران ارسال می شود و بعد یک پیام به تاییدیه دریافت سفارش به مشتری ارسال می شود بعدازاینکه سفارش تایید شد سفارش به یک پردازنده مرکزی فرستاده می شـود و بدین ترتیب سیستم مدیریت انبار فعـال می گردد . سیستم موجودی انبار به روز شده و فرایند حمل آغاز می شود در طول تمامی مـراحل کار، مشتری، تاجـر و کارکنان شرکت حمل ونقل می توانند در هر زمان وضعیت سفارش و یا تحقق و یا انجام آن را از طریق وب سایت مربوط پیگیری نمایند.