۶- خودداری از به کار بردن الفاظ زشت و توهین آمیز.
توانمند سازی
تاریخچه اولین تعریف اصطلاح توانمندسازی به سال ۱۷۸۸ بر میگردد که در آن توانمندسازی را به عنوان تفویض اختیار در نقش سازمانی خود میدانستند که این اختیار بایستی به فرد اعطاء یا در نقش سازمانی او دیده شود. این توانمندسازی به معنی اشتیاق فرد برای پذیرش مسئولیت واژهای بود که برای اولین بار به طور رسمی به معنی پاسخ گویی تفسیر شد. گرو به تعاریف رایج فرهنگ لغت از توانمند سازی اشاره میکند که شامل: تفویض قدرت قانونی، تفویض اختیار کردن، ماموریت دادن و قدرت بخشی است(بختیاری، ۱۳۸۹ : ۱۲).

مهارت وانگیزه میتواند عملکردشان را بهبود بخشد. این سه عامل (دانش، مهارت و انگیزه) در بخش عامل تاثیرگذار بر توانمند سازی به طور کامل تشریح شده است.
در تعریفی دیگر، توانمند سازی به معنی قدرت بخشیدن است. بدین معنی که به افرادکمک کنیم تا احساس اعتماد به نفس خود را بهبود بخشند ونیز بدین معنی است که انگیزه دورنی را برای ایجاد یک وظیفه بسیج کنیم بدین مفهوم، هدف از توانمند سازی منابع انسانی استفاده از ظرفیتهای بالقوه انسانها به منظور توسعه ارزش افزوده سازمانی، تقویت احساس اعتماد به نفس و چیرگی بر ناتوانیها و در ماندگیهای خود به عبارت دیگر، هدف ازتوانمند سازی، ارائه بهتر منابع فکری مربوط به هر زمینه از عملکرد سازمان است(اسکات وژاف، ۱۳۸۳: ۱۶)
بنابراین مفهوم توانا سازی منابع انسانی، نظریه تضاد سازمان با افراد را مورد سئوال قرار میدهد. فلسفه توانا سازی میگوید که سازمان میتواند افراد خود را راضی کند ودر عین حال آنچه را نیاز دارد به دست آورد. این رابطه می تواند یک برد- برد به نفع دو طرف باشد.
سه عنصری که زمینه تواناسازی را در محیط کاری به وجود میآورند عبارتند از : نگرشها، روابط وساختار سازمانی، که هریک از این عناصر سازمانی باید تغییر کند تا محل کار توانمند را بوجود آورد. در غیر این صورت تلاش ها به هدر خواهد رفت.
محیط کار توانمند، محیطی است که در آن کارکنان نیروی محرکه اصلی هستند. توانمند سازی ظرفیتهای بالقوه را برای بهره وری از سرچشمه توانایی انسانی که از آن استفاده کامل نمیشود، در اختیار میگذارد. هرگاه سازمانها بخواهند در دنیای پیچیده و پویایی امروزی ادامه حیات دهند، این نیروی بالقوه را بایستی مهار کرده ومورد استفاده قرار داد. کارکنان توانمند به خودشان وسازمان نفع میرسانند. آنها مشاغل یا زندگی خود را بیشتر دارای هدف حس میکنند و درگیری آنها مستقیما به بهسازی مستمر در سیستمها و فرایندهای محل کار تبدیل می شود. در کل تعاریف کلیدی توانمند سازی وتوانمند سازی منابع انسانی عبارتند از:
-توانمند سازی عبارت است از:
- شناختن ارزش افراد و سهمی که می توانند در انجام امور داشته باشند.
- طراحی وساخت سازمان به نحوی که افراد ضمن کنترل خود، آماده قبول مسئولیت های بیشتر نیز داشته باشند.
- توسعه وگسترش قابلیت و شایستگی افراد برای نیل به بهبود مستمر در عملکرد سازمان.
- تقویت باورها افزایش دانش و مهارتها بهبود ویژگیهای روان شناختی کارکنان وبهسازی شرایط سازمانی ومحیطی به نحوی که افراد بتوانند با حداکثر کارایی واثر بخشی در سازمان فعالیت کنند.
- توانمند سازی منابع انسانی یعنی: ایجاد مجموعه ظرفیتهای لازم در کارکنان برای قادر ساختن آنان به ایجاد ارزش افزوده در سازمان و ایفای نقش و مسئولیتی که در سازمان به عهده دارند، توام با کارایی و اثر بخشی (نیازی و نصر آبادی، ۱۳۸۸: ۲۲).
توانمند سازی به مثابه یک مفهوم انگیزشی
در منابع علمی روان شناختی از توانمند سازی به منزله یک حالت درونی انگیزشی در افراد یاد می شود. افراد به قدرت و تبادل درونی برای نفوذ وکنترل بر سایر افراد نیاز دارند. قدرت برخورداری از یک نیاز درونی وحق تعیین است وتوانمند سازی ریشه در تمایلات انگیزشی افراد دارد. هرگونه راهبردی که به افزایش حق تعیین سرنوشت وکفایت کارکنان منجر گردد، موجبات توانمند سازی را فراهم می آورد. توانمند سازی در حقیقت ایجاد شرایط لازم برای ارتقای انگیزش افراد در انجام دادن وظایفشان از طریق پرورش کفایت نفس است (بختیاری واحمدی مقدم:۱۳۸۹: ۷۵).
تاکنون محققان ودانشمندان بسیاری در زمینه توانمندسازی به تحقیق پرداختهاند. آنان تعاریف متفاوتی در توانمندسازی کرده اند که در ذیل به اهم آنها اشاره میشود:
توانمندسازی در حقیقت واگذاری اختیارات رسمی وقدرت قانونی به کارکنان است.
توانمندسازی فرایند توسعه است، فرایندی که باعث افزایش توان کارکنان برای حل مشکل و ارتقای بینش سیاسی کارکنان میشود و آنها را قادر میسازد تا عوامل محیطی را شناسایی کنند و تحت کنترل خود در آورند.
توانمندسازی اعطای اختیار وتصمیم گیری به کارکنان به منظور افزایش کارایی آنان و ایفای نقش مفید در سازمان است.
توانمندسازی فقط دادن اختیار به کارکنان نیست، بلکه موجب میشود که کارکنان با فراگیری دانش ،مهارت وانگیزه بتوانند عملکردشان را بهبود بخشند. توانمندسازی فرایند ارزشی است که از مدیریت عالی سازمان تا پایین ترین رده امتداد می یابد (اسکات وژاف، ۱۳۸۳؛ ۵۰).
توانمندسازی یعنی اینکه کارکنان به خوبی بتوانند وظایفشان را درک کنند، پیش از آنکه به آنان بگویند چکار کنند.
توانمندسازی، از راه چالشهای داخلی وخارجی سازمان بدست میآید. چالشهای خارجی شامل افزایش شتاب تغییرات، محیط رقابتی، انتظارات جدید مشتریان و شرایط جدید بازار کار است و چالشهای داخلی بیشتر بر حفظ و نگهداری نیروی انسانی موجود، افزایش سطح انگیزش، رشد و شکوفایی استعدادها و مهارتهای کارکنان تاکید دارد.
توانمندسازی، به کارگیری قدرت رهبری در دیگران وتوانایی انجام دادن کار بوسیله آن تعریف می شود و اساس آن تغییر در رهبری است. هنگامی که رهبر دیدگاه خود را در خصوص آنچه می خواهد انجام شود، بیان میکند، او در حقیقت میزان زیادی از اختیارات را تفویض میکند و به پیروان خود اجازه میدهد تا با علاقه در جهت دستیابی به هدف فردی و سازمانی حرکت نمایند. تنها در این صورت است که آنان احساس قدرت میکنند و انگیزه بیشتری در آنان ایجاد میشود.
عملکرد کارکنان توانمند، اصل مهمی در سازمان و مدیریت اثر بخش است که میتواند با دادن قدرت و نیز کنترل بیشتر زیر دستان سبب افزایش بهره وری در سازمان گردد همچنین توانمندسازی با رفتارهای نوآور، مدیریت ورهبری اثر بخش در ارتباط است. (Balanchard، ۲۴:۲۰۰۳).
توانمندسازی، فرایند نیل به بهبود مستمر در عملکرد سازمان است از طریق توسعه وگسترش نفوذ افراد وتیمهای شایسته و با صلاحیت، در بیشتر جنبه ها و وظایفشان محقق میشود این به نوبه خود در عملکرد فردی ودر عملکرد کل سازمان اثر گذار است. در سطح فردی توانمند سازی به احساس تسلط، رقابت وقدرت فردی مربوط میگردد. در سطح بین فردی بر روی توانایی نفوذ بر افرادی تاکید میشود که فرد با آنان در ارتباط است و در سطح سیاسی بر روی قدرت اجتماعی یا دسترسی به منابع و فرصت برای شکل دادن به آنها تاکید می گردد ( Ergenli ، ۲۳۷:۲۰۰۷).
توانمند سازی به معنای تزریق نیرو در کارکنان است. سازمان باید احساس نیروی شخصی کارمند را تقویت کند. توانمندسازی به معنای داشتن حس قدرت شخصی و آزادی با محدودیتهای خاص برای استفاده از آن قدرت است. افراد غیر توانمند هم دارای حس قدرت شخصی نیستند وهم این احساس را دارند که مجاز به استفاده از این قدرت نیستند (kildas ، ۲۰۰۵، ۴۸).
اهمیت و ضرورت توانمندسازی
سازمانهای امروز تحت تاثیر عواملی از قبیل افزایش رقابت جهانی، دگرگونیهای ناگهانی نیاز به کیفیت و خدمات پس از فروش و وجود منابع محدود و… زیر فشارهای زیادی قرار دارند. پس از سالهای زیادی تجربه دنیا به این نتیجه رسیده است که اگر سازمانی بخواهد در ارائه خدمات عقب نماند باید از نیروی انسانی متخصص، خلاق و با انگیزی بالا برخوردار باشد. منابع انسانی اساس ثروت واقعی یک سازمان را تشکیل میدهند بین سرمایه انسانی وبهرهوری در سازمانها رابطه مستقیم وجود دارد. یک سازمان موفق مجموعه است که انسانهای با فرهنگ سازمانی، اندیشه و اهداف مشترک که با کار گروهی در نظام انعطافپذیر سازمان تجارب و دانش خود را با عشق به پیشرفت روز افزون سازمان در اختیار مدیریت خود قرار میدهند. بنابراین هر فرد نسبت به سازمان و وظیفهای که انجام میدهد احساس مالکیت خواهد کرد. استفاده از تواناییها بالقوه منابع انسانی برای هر سازمانی مزیت بزرگ به شمار میرود. در بهره وری فردی سازمان از مجموع استعدادها وتواناییهای بالقوه فرد به منظور پیشرفت سازمان استفاده میکند و با بالفعل در آوردن نیروهای بالقوه واستعدادهای شگرف در جهت سازندگی موجب پیشرفت فرد و همسویی با سازمان خواهد شد. بنابر این لازمه دست یابی به هدفهای سازمان مدیریت موثر این منابع با ارزش است.
“کونین واسپرتیزر” معتقدند، با وجود آن که توانمندسازی میتواند به سازمان مزیت رقابتی بدهد و به رغم این که بسیاری از مدیران این واقعیت را قبول دارند که توانمندسازی مطلوب است، اما اغلب سازمانها در اجرای آن دچار مشکل شده اند(کروبی و متانی،۱۳۸۸ :۱۱).
” اسکاف وژاف” (۱۹۹۱)، در مورد این که چرا کارکنان را توانمند سازیم میگوید:
سازمان، هم از درون وهم از بیرون مورد هجوم قرار میگیرند. از جنبه بیرونی، رقابت شدید در سطح جهانی، تغییرات سریع باور نکردنی، تقاضای جدید برای کیفیت و خدمات و محدودیت منابع، پاسخگوی سریع را از سازمانها میطلبند. از جنبه درونی کارکنان احساس میکنند که با آنان صادقانه برخورد نمیشود و مایوس و سرخورده میشوند. سازمان نیز پیوسته توقع بیشتری دارد و مرتباً قواعد بازی را تغییر میدهد. در عین حال کارکنان خواهان کار با معنی هستند، صراحت و صداقت بیشتری را خواستارند و خودیابی و خود شکوفایی بیشتری از کارشان طلب میکنند. مدیران باید در مقابل این فشارها، گروهی را به کار گیرند تا سازمان بتواند وظایفش را انجام دهد. محیط کار امروزی به کارکنانی نیاز دارد که بتواند تصمیم بگیرند، راه حلهای تازه ای برای مسائل پیدا کنند، خلاقیت داشته باشند و در مقابل کار خود پاسخگو باشند.
با توجه به مطالعات صورت گرفته در مییابیم که افراد توانمند، سرمایه بزرگی برای سازمان و مدیریت محسوب می شوند. زیرا آنها خود راهبر و قابل اطمینان هستند و توانایی تطابق با تغییرات برون سازمانی را دارند، پذیرای یادگیری هستند واز مشارکت در امور لذت میبرند.
علل گرایش سازمان ها به توانمند سازی
محرکهای درونی و بیرونی متعددی سازمانها را بر توانمندسازی کارکنانشان ترغیب نمودهاند که مهمترین آنها عبارتند از :
مهمترین محرک های درونی توانمند سازی
۱- بهره وری: توانمندسازی کارکنان یکی از تکنیکهای موثر برای افزایش بهره وری کارکنان واستفاده بهینه از ظرفیتها و توانمندهای فردی و گروهی آنان در راستای اهداف سازمانی است. هرگاه از کیفیت و بهره وری سخن به میان میآید، برنامههای توان افزایی در زمره اجزای تفکیک ناپذیر موضوع قرار میگیرند. ارتباط توانمند سازی و بهره وری سازمانی یک ارتباط دو سویه می توان تلقی کرد. بدین ترتیب که از طرفی تحلیل مسئولیتها، تعیین وظایف و اختیارات و بهبود سطح دانش تخصصی کارکنان برای انجام مسئولیتهای تعریف شده نه تنها به ارتقای توان کاری سازمان ونهایتا بهبود بهره وری خواهد انجامید بلکه کارکنان را از یک مدل ذهنی انعطافپذیر و پویا که همواره پذیرای ایدهها وراه حل های جدید خواهند بود نیز برخوردار میسازد. از طرف دیگر برنامههای تواناسازی موجب تغییر در مسئولیت مدیران وکارکنان نیز میگردد. زمانی که توانایی کارکنان افزایش مییابد سبک مدیریت از نظارت نزدیک به سمت هدایت و تفویضی تغییر مییابد. این تغییر سبک، باعث تغییر در مسئولیتپذیری کارکنان میگردد، چرا که آنان با آزادی عملی که در انجام کارها به دست می آورند، خلاق وخود مدیر می گردند واین همان حلقه گم شده است که در ایجاد بهره وری سازمانی می بایست مورد توجه قرار گیرد( هداوند و صادقیان، ۱۳۸۶، ۵۵).
“کانتر” معتقد است که نه تنها عملکرد سازمانی با توانمندسازی دیگران بالا میرود، بلکه بهره وری جامعه نیز با افزایش سطح مهارتها ارتقا می یابد( فرهنگی، ۱۳۸۲: ۱۰). پشتوانه قوی این ادعا که توانمندسازی عملکرد را بهبود میبخشد، از طریق دو مطالعه وبررسی مهم که در سالهای ۱۹۸۷و۱۹۹۰ انجام گرفته است وجود دارد. نتایج هر دو تحقیق نشان میدهد که تعداد زیادی از پاسخ دهندگان معتقد بودند که درگیری ذهنی و عاطفی کارکنان در کار و اعمال مشارکت، موجب افزایش اعتماد آنان در مدیریت بهبود فرایند وروشهای سازمانی میگردد.
۲- ایجاد تحول در سازمان: توانمندسازی کارکنان برای انجام اقداماتی فراگیر در زمینه تغییر وتحول، مستلزم تحول سازمانی است تحولات درون سازمانی بزرگ به ندرت بودن مساعدت افراد رخ میدهد، اما اگر کارکنان احساس کنند فاقد قدرت هستند، عموماً به این امر کمک نمیکنند، اینجاست که توانمند سازی معنی می یابد ( کارتر،۱۳۸۲: ۶۸) ^[۱۰]. یکی از مهمترین مبانی تحول سازمانی بکارگیری مدل مشارکت در توانمند سازی است. مشارکت در برنامه های تحول سازمانی مختص نخبگان یا افراد سطح بالای سازمان نیست بلکه باید به طور وسیعی در سراسر سازمان گسترش یابد افزایش مشارکت و توانمند سازی از عمدهترین اهداف اصلی و ارزشهای والای حوزه تحول سازمان میباشند. این مبانی تحول سازمان، هم در عمل و هم از طریق تحقیق، اعتبار خود را ثابت نموده اند.
۳- امنیت شغلی: در زندگی سازمانی، امنیت شغلی از جمله مسائلی است که ذهن کارکنان سازمانها را به خود مشغول میسازد و بخشی از انرژی روانی و فکری سازمانها صرف آن میگردد. در صورتی که کارکنان به سطح مطلوبی از آسودگی خاطر دست یابند، با فراق بال، توان و انرژی فکری و جسمی خود را در اختیار سازمان قرار میدهند وسازمان ها کمتر دچار تنشهای انسانی می گردند. وقتی بحث امنیت شغلی مطرح میگردد موضوع رسمی شدن وتضمین حقوق و مزایا در ذهن تداعی می شود. در صورتی که در دنیای امروز امنیت شغلی در گرو رسمی شدن و استخدام مادام العمر نیست بلکه تواناسازی کارکنان محور امنیت شغلی است منظور از امنیت شغلی این است که سازمان موجبات توانا سازی فرد را فراهم کند به طوری که نظرتخصصی و توانمندی سازمان وابسته به فرد شود و در بیرون نیز به تخصص و توانمندی فرد نیاز باشد و این مستلزم آن است که سازمانها بستر لازم را فراهم کنند تا کارکنان از ابعاد مختلف بالندگی لازم را کسب کنند ( کروبی ومقانی،۱۳۸۸؛ ۱۷).
محرکهای بیرونی و محیطی متعددی وجود دارد که توانمندسازی کارکنان را در سازمان ضروری نموده است.
مهمترین محرک های بیرونی توانمند سازی
الف) تاثیر فناوری بر محیط های کاری : امروزه فناوری جایگزین مشاغل تکراری شده است. این ابزارها تغییرات شدیدی در نوع مهارتهای مورد نیاز افراد واعضای سازمانها ایجاد کرده است. بدیهی است برای رویارویی با چنین چالشی کارکنان باید توانمند شوند یعنی در تمامی جهات رشد نمایند.
ب) ضرورت انعطاف پذیری سازمان ها: در شکل سنتی سازمانها با ساختار سلسله مراتب و قدرت متمرکز در راس هرم تغییرات عمدهای در حال رخ دادن است. به اعتقاد مدیران عالی در محیطی که شدت رقابت جهانی وفناوری های نوین از ویژگیهای آن به شمار میآید دست برداشتن از کنترل متمرکز با عث افزایش انعطاف پذیری سازمانها خواهد شد. در این میان توانمند سازی کارکنان بهترین فلسفه عدم تمرکز است( نوروزی، ۱۳۸۴: ۸۰) .
ج) قوانین ومقررات دولتی: در فصل نهم قانون مدیریت خدمات کشوری، توانمندسازی کارکنان در مواد ۵۸ و۶۲ مورد تاکید قرار گرفته است. ماده ۵۸ بیان می دارد سازمان موظف است به منظور ارتقای سطح کارایی واثر بخشی دستگاه های اجرایی، نظام آموزش کارمندان دستگاه های اجرایی را به گونهای طراحی نماید که همراه با متناسب ساختن دانش، مهارت ونگرش کارمندان با شغل مورد نظر انگیزه های لازم را در جهت مشارکت مستمر کارمندان در فرایند آموزش تامین نماید. به نحوی که رابطهای بین ارتقای کارمندان، مدیران وآموزش برقرار گردد و از حداقل سرانه ساعت آموزشی بر اساس مقررات مربوطه در هر سال برخور دار گردند. در ماده ۶۲ نیز آمده است که؛ کارمندان موظفند همواره نسبت به توانمندسازی وافزایش مهارتهای وتواناییهای شغلی خود اقدام نمایند. دستگاه های اجرایی، شیوه ها والگوهای لازم برای افزایش توان سنجی مداوم کارمندان خود را که توسط سازمان تهیه و ابلاغ می شود به مورد اجرا خواهد گذارد( رضایی پور،۱۳۸۶: ۴۷).
رویکرد های توانمند سازی
رویکرد مکانیکی
بر این اساس، توانمند سازی به معنی تفویض اختیار و قدرت به کارکنان رده پایین میباشد. توانمند سازی فرایندی است که طی آن مدیریت ارشد، یک بینش روشن را تدوین کرده و برنامهها و وظایف معین برای نیل به آنرا در سازمان ترسیم می نماید. مدیریت ارشد، اطلاعات ومنابع مورد نیاز برای انجام وظایف را برای کارکنان فراهم می نماید واجازه می دهد تا آنها در صورت نیاز رویه ها و فرایندها را اصلاح کنند. در این رویکرد، نتایج کار و فعالیت بیشتر تحت کنترل مدیر میباشد. ساده سازی، روشن سازی کار و وظایف مورد تاکید است (عبدالهی و بیژن وند، ۱۳۸۵؛۲۱).
راهبردهای ضمنی توانمند سازی از این دیدگاه عبارتند از:
الف) از مدیریت عالی شروع می شود.
ب) ماموریت ها، چشم انداز وارزشهای سازمانی به روشنی تعریف میشوند.
ج)وظایف، نقش ها و پاداش های کارکنان به وضوح روشن میشوند.