• • فناوری اطلاعات به تامین اطلاعات لازم برای تصمیم گیری سرعت و دقت می بخشد.

رایانه به انتشار اطلاعات در درون سازمان بین واحدهای اصلی و فرعی را در جهت نیل به اهداف سازمانی افزایش می دهد. نیل به هماهنگی از طریق دسترسی سریع و آسان به اطلاعات موجود در سطح بالاتر سازمان میسر می گردد. شبکه های گسترده رایانه ای حتی در بعضی موارد، هماهنگی بین سازمانهای بزرگ (مانند شرکت های چند ملیتی) را به خوبی ایجا د می کند.
یکی از جذابیتهای نسل های جدید رایانه و فناوری اطلاعات، توانایی آنها را در ذخیره، پردازش و انتشار اطلاعات در سازمان است ولی آنچه که دارای اهمیت است آن است که انتشار سراسری اطلاعات در سازمان و تا حدی نیازمند رعایت استانداردهای خاص است. سیستم های اطلاعاتی و رایانه ای از طریق بکارگیری فناوری های پیشرفته اطلاعاتی می توانند از حالت استاندارد برخوردار بوده و تبادل اطلاعات بر مبنای یکسان و به نحو متمرکز را تسهیل نماید. به عبارت دیگر، برای نیل به هماهنگی روند سریع گدش اطلاعات نیاز به وجود یکنواختی منوط به رعایت استانداردها است که سیستم اطلاعات استاندارد این امکان را برای سازمان بوجود می آورد.
۱۵-۱-۲ ماهیت سازمان های دولتی:
از آن جایی که سازمان های دولتی ذینفعان متعدد و رسالت های متغیری دارند، نوعا قادر به رسیدن به کارآیی مستمر در فعالیتهایشان نیستند. سازمان های دولتی مستلزم آنند که خدمات را به طور مساوی در اختیار کلیه شهروندان قرار دهند. اهداف مبهم و چندگانه و دغدغه پاسخگویی نسبت به نیازهای شهروندان، منجر به تناقض بهره وری در سازمانهای دولتی شده است. به این معنا که به نظر نمیرسد سالهای سال هزینه کردن در ساختارها و زیرساختارها منجر به عایدات بلند مدتی در بهره وری و اثربخشی شده باشد. ( Karwan & Markland, 2002)
بالدوین، ویِِژگی های متمایز کننده بخش دولتی از بخش خصوصی را به شرح زیر می داند.
در بخش دولتی:

• فعالیت ها تا حد زیادی توسط قوانین، رویه ها و مقررات محدود می شوند.

• منابع قدرت بخش بخش بوده و پاسخگویی از نوع رسمی و چندگانه است.

• فعالیت ها به دقت مورد بررسی قرار می گیرند و تحت تاثیر نفوذهای سیاسی و غیر رسمی محدود می شوند.

• هدف ها سیاسی هستند. ( متنوعند، منافع جمعی را مد نظر قرار می دهند و این گونه نیست که به سادگی، صرفا سود آوری و کارایی را مد نظر قرار می دهند.)

• اهداف مبهم بوده و اندازه گیریشان مشکل است.

• کالاها و خدماتی که در بخش دولتی تهیه می شوند، اغلب انحصاریند و تحت نفوذ بازار قرار نمی گیرند.

• نقل و انتقال رهبران در بخش دولتی بیشتر رخ می دهد. ( Baldwin & Farely,1989)

۱۶-۱-۲ کاربرد فناوری اطلاعات در بخش دولتی:
توسعه و کاربری فناوری اطلاعات در بخش دولتی سابقه ای دیرینه ندارد اما با وجود سابقه نه چندان طولانی توسعه و کاربری فناوری اطلاعات در بخش دولتی به کمتر از سه دهه شتاب چشمگیری داشته است.(Snellen, 1998)
این شتاب متاثر از تاثیر فناوری اطلاعات بر افزایش کارآیی و اثربخشی سازمان ها، قابلیت نظام سیاسی و مدیریت بخش دولتی، کیفیت جمع آوری، پردازش و به اشتراک گذاری اطلاعات در سازمانها بوده است. ( Danzigor and Anscrsen, 2002)
رویکرد سازمان های بخش دولتی در کاربرد فناوری اطلاعات قبل از ظهور اینترنت و شبکه گسترده جهانی رویکرد درون نگری سازمان های بخش دولتی در توسعه و کاربری فناوری اطلاعات به رویکرد برون نگری تغییر جهت داد و ارتباطات بیرونی با شهروندان مبتنی بر فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی مورد توجه قرار گرفت. البته معنای این جمله آن نیست که رویکرد درون نگری هم اکنون مورد توجه نیست بلکه در دنیای امروز ترکیبی از دو رویکرد مورد توجه است اما این ترکیب در کشورهای مختلف یکسان نیست در کشورهای کمتر توسعه یافته رویکرد درون نگری به دلیل کامل شدن فرایند توسعه و کاربری فناوری اطلاعات در نظام درونی سازمان ها کمرنگ شده و رویکرد برون نگری با هدف حرکت به سوی سازمانهای مجازی و دولت مجازی با هدف ایجاد تناسب با عصر اطلاعات و جامعه شبکه های در دستور کار دولت ها قرار گرفته است. نظر به اهمیت فرایند توسعه فناوری در امور دفتری با رویکرد درون نگری و آماده سازی نظام اداری جهت حرکت به سوی رویکرد برون نگری، این فرایند به صورت زیر مورد بررسی قرار می گیرد:
سیستم های مکانیزه امور اداری، مکاتبات اداری را به صورت کتبی، شفاهی یا ویدیویی ایجاد نموده، پس از ذخیره سازی اصلاح و نمایش، انتقال می دهند. دفتر به معنای محلی است عده ای از کارکنان گرد هم می آیند تا نوع خاصی از کار را انجام دهند و اداره یا محل کار تابع فناوری اطلاعات است. مایر تاریخچه توسعه فناوری اطلاعات را در امور دفتری به شرح زیر خلاصه نموده است:
دهه ۱۸۷۰: پیدایش ماشین تحریر سرعت انتقال پیام را افزایش داد. اما تهیه نسخ متععد هنوز با مشکل روبرو بود.
دهه ۱۹۲۰: با اختراع تلفن، ارتباطات محلی و بین المللی به صورت آنی و فوری وارد مرحله جدیدی می شود در واقع این دهه شروع مخابرات است.
دهه ۱۹۳۰: استفاده از مدیریت علمی برای تحلیل و اصلاح امور اداری به شکل منطقی که شکل ابتدایی برای تجزیه و تحلیل سیستمهاست، مطرح گردید.
دهه ۱۹۴۰: تکنیک های ریاضی در خلال جنگ جهانی دوم برای فرایند تصمیم گیری ابداع شد.
دهه ۱۹۵۰: ساخت ماشین فتوکپی برای مستندات ارزان و سریع و نیز استفاده محدود از پردازش با حجم وسیع را سرعت بخشید.
دهه۱۹۶۰: ظهور MIS زمینه را برای مکانیزه نمودن امور دفتری فراهم می کند.
دهه ۱۹۷۰: شبکه های مخابراتی، ارتباط دور، ارتباط بین دو سیستم رایانه ای را فراهم می کند و با پیدایش رایانه شخصی گرایش برای انجام عملیات رایانه ای توسط اشخاص فراهم می شود و زمینه برای مکانیزه نمودن امور اداری فراهم می گردد.
دهه ۱۹۸۰: با به وجود آمدن سیستمهای مکانیزه اداری،داده ها، صوت، متن و تصویر با یکدیگر ترکیب می شوند و با اختراع سخت افزار و بسته های نرم افزاری چند منظور امکان ارائه خدمات مخابراتی ایجاد می شود.
دهه ۱۹۹۰: توسعه بیشتر سیستم های چند رسانه ای و پیشرفت در سیستم های عامل، قدرت کار در شبکه و سازگاری با سیستم عامل شبکه افزایش می دهد.
دهه ۲۰۰۰: در زمینه کار گروهی با رایانه و نرم افزاری گروهی یا گروه افزار پیشرفت های مهمی صورت گرفت.
لازمه مکانیزه بودن امور اداری استفاده از رایانه، ابزارهای اداری و فناوری مخابراتی می باشد. و با این دیدگاه که از اطلاعات بعنوان یک وسیله و منبع جامع ارئه شده است، چهار عنصر مخابراتی یعنی داده ها، متن، تصویر و صدا باید بطور جامع در سیستمهای چند رسانه ای، قابل استفاده باشند.
کار گروهی و جمعی با رایانه و سیستم افزار روشی است برای آنانکه کارکنان بتوانند در محیط به پردازش و مدیریت اسناد به صورت موضوع بپردازند. برنامه های کاربردی گروهی مانند کاربرگ های چند کاربرد کلمه پردازها، سیستم های گروه افزار دارای امکاناتی برای ارتباطات واقعی مانند تابلوی اعلانات عمومی و پست الکترونیکی هستند. ( صرافی زاده و علی پناهی، ۱۳۸۱)
۱۷-۱-۲ تاثیرات سازمانی سیستم های اطلاعاتی:
با ایجاد و ظهور سیستم های اطلاعاتی در سازمان ها، ایجاد و دگرگونی در کارها، مهارت، مدیریت و ساختار سازمان به وجود آمد. دیدگاه های متفاوتی در مورد تاثیرات سازمانی سیستم های اطلاعاتی وجود دارد:
کاربر پایه دانش: کشورهای پیشرفته کنونی از آغاز سده بیست میلادی به اقتصاد بر پایه کشاورزی در صنعت پشت کردند و به اقتصاد بر پایه خدمات و اطلاعات روی آوردند، چهار عامل در این دگرگونی تاثیر داشتند:

• انتقال گسترده صنایع تولیدی به کشورهای آسیایی و دیگر نقاط در حال توسعه

• پیشرفت پر شتاب فرآورده هایی که برای ساخت به حجم گسترده ای از دانش و اطلاعات نیازمندند.

• در بخش کارهای یدی جا برای کارکنان فرهیخته و دانش آموخته باز شد، کسانی که با دستگاه های رایانه ای تولید را کنترل می کنند، جانشین استادکاران پیشین می شوند.

• سازمان های نوینی به وجود آمدند که بنیان آنها بر کارهای دانش بر است، در واقع سازمان های امروزی به سمتی می روند که در آنها دانش و اطلاعات به عنوان مواد اولیه کار محسوب می شوند. (لاودن و لاودن ،۱۳۸۲)

تغییر نقش افراد:
باتوزیع اطلاعات در سازمان هر یک از افراد دارای اختیاراتی می شوند که می توانند بر مبنای آن اختیارات به اداره کارهای خود بپردازند، در واقع به جای کنترل افراد از سطوح بالای سازمان، کنترل در سطح سازمان گسترده می شود؛ و افراد می توانند با توجه به اهداف بهره وری و معیارهای کیفیت در مورد زمان و چگونگی انجام کارها تصمیم بگیرند. (همر^[۱۴]،۱۳۷۷)
بدست آوردن توان پیش بینی:
با بهره گرفتن از سیستم های اطلاعاتی می توان به شناخت ظرفیت بازار برای یک محصول یا خدمت جدید پرداخت، و در سایه پیشرفت روز افزون صنعت، کالا و خدماتتی به بازار ارائه می شود که قبلا سابقه نداشته است و برای اینکه بدانیم آیا بازار از این فرآورده استقبال می کند یا نه نیاز است به سنجش بازار پرداخت که IT این امکان را فراهم می کند.