۸

بی نظمی شخصی

منیت بی نظمی از نظر بعضی افراد نشانه پر کاری اهمیت داشتن و خطیر بودن مقام شخص است
نگرانی نسبت به از دست دادن کنترل
ترس از فراموشی

توجه داشته باشید که تراکم کارهای کتبی می تواند نمایانگر تردید طفره رفتن تزلزل و اشتباه گرفتن اولویتها نیز باشد.
استفاده از برگه های طرح برنامه برای انجام کنترل بهتر بجای نگهداری همه بر روی میز

استفاده صحیح از جدول زمانبدی و برنامه تماسها جایگزینی عالی برای حافظه است. نیازی نیست که امور قابل بازیابی به خاطر سپرده شوند.

۹

ضعف در برقرار ارتباط با دیگران

استفاده از مجرای غلط
تفاوت های ارزشی افراد
فقدان ارزیابی واکنشها (بازخورد)

انتخاب مجرای صحیح (تلفن، نامه، یادداشت، گردهمایی و کنفرانس)
توجه داشته باشید که تجربه و محیط پیشینه های متفاوتی رادر افراد برای ارتباطات پدید می آورد.
برای اطمینان یافتن از حصول تفاهم و درک متقابل واکنشهای طرف مقابل را بازخورد بسنجید و سپس در صورت لزوم به اصلاح و جبران آن بپردازید.

۱۰

مصاحبت و خوش و بش کردن با دیگران

نیاز به ایجاد تنوع و روال انجام کار یا محیط کار
تمایل به اطلاع از اوضاع
تصور اینکه این کار برای حرفه شما مهم است

کنترل انگیزه خود و مراعات حال دیگران در زمان پرداختن به این انگیزه مزاحم دیگران نشدن رفع خستگی در محلی که کسی در آنجا مشغول کار نیست.
برنامه ریزی برای کسب اطلاعات ضروری بر اساس مبنایی منظم.
تمایز قایل شدن میان حفظ مجاری ارتباطات و مصاحبتهای غیر ضروری

(مکنزی، دامهای زمان، ترجمه خاکی، ۱۳۸۲، صص ۱۲۲-۱۲۰)

۲-۲-۴-هدف واقعی مدیریت زمان

اگر فردی به دلیل گرفتاریهای کاری فرصت انجام کارهای روزمره خود را نیابد و به شخص دیگری پول بدهد تا مثلاً مایحتاج زندگی اش را تهیه کند، این امکان چه امتیازی را در اختیار او می گذارد. آیا در وقت خود صرفه جویی کرده، آیا آزادی بیشتری برایش فراهم نموده است؟ در حقیقت ما آمده ایم یک کار را با کاری دیگر معاوضه کرده ایم تا مدت بیشتری در محل کار خود بمانیم این امر آرامش فکری و جسمی برای ما به ارمغان نخواهد آورد در این مورد اشکال چیست؟
آیا کمبود وقت است؟ می توان گفت در صورتیکه از وقت هر فرد استفاده مطلوب بعمل آید، وقت داده شده به هر فرد می تواند کافی باشد.
مشکل اساسی فرد با توجه به امکانات موجود کمبود وقت نیست بلکه نحوه بکارگیری و انتخاب فرد از وقت موجود می باشد. بسیاری از مردم مقصود اصلی مدیریت زمان را نمی دانند. در حالیکه اگر از روش های صحیح مدیریت زمان استفاده نمایند، می توانند حداقل یک ساعت و گاهی حتی دو ساعت در وقت روزانه خود صرفه جویی کنند.
بر این اساس ابراهیمی معتقد است که تحقیقات بعمل آمده در سراسر دنیا نشان می دهد که افراد روش های صحیحی برای استفاده مطلوب از وقت خود بکار نمی برند. در ایران نیز قریب ۶۰% از افراد روش های مناسبی را برای استفاده از وقت ندارند.
به اعتقاد مکنزی (۱۳۷۵) ارزش مدیریت زمان در این نیست که فرد هر لحظه از وقت خود را کنترل کرده ببیند در چه کاری صرف می شود. زیرا زمان قابل کنترل و اداره نیست. بلکه مفهوم واقعیت آن این است که در این لحظه از زمان چه می تواند بکند و چگونه از وقتی که در اخیار دارد استفاده کند.
افراد حتی نمی توانند تصمیم بگیرند از زمان استفاده بکنند یا نکنند بلکه فقط می توانند نوع استفاده از آن را مشخص نمایند. ارزش مدیریت زمان در این است که فرد شیوه هایی را بکار ببرد که با بهره گرفتن از آن روشها اساس زندگی را بهبود ببخشد. آنچه که از مدیریت زمان بدست می آید وقت اضافی نیست بلکه زندگی بهتر و مطلوب تر است. به بیان دیگر مدیریت موثر وقت به معنای حصول حداکثر بازدهی از زمانی است که در اختیار هر کس می باشد.
قدر مسلم آنچه که از مدیریت وقت حاصل می شود فواید عدیده ای است که بعضی از صاحب نظران این مقوله به برخی از آن اشاره دارند:
۱- کاهش فشار روانی: دائم در حال شتاب بودن استرس آور است. در دنیای کاری امروزه وقت با ارزش است و به همین دلیل دوره های مدیریت زمان فراوان اجرا می شود. کوتاهی در برنامه ریزی و انتظار مسائل و مشکلات را داشتن تعداد بحرانها را در زندگی مدیریت افزایش می دهد هر بحرانی به بحرانهای دیگر و بیشتری می انجامد و سبب افزایش مقدار فشار عصبی و روانی (استرس) می شود.
هر اقدامی که بخواهید انجام دهید باید در قبال آن زمان مصرف کنید و اگر کاری بیش از آنچه که باید صرف کند به این معنی است که در حدود همان اندازه ای که بیشتر وقت گرفته وقت تلف شده است. و اگر این وقت تلف شده به گونه ای باشد که برنامه بعدی را دچار مخاره کند ناچار در تنگنای زمان قرار گرفته خود را در اضطراب می بینند.
از طرفی اسلامی (۱۳۷۳) هم به این موضوع اشاره دارد و می نویسد: علت اصلی فشارهای روانی درون انسان است. عمده فشارهای روانی به علت حساسیت های فردی است. وقتی فرد آنچه رادر نظر خود مجسم کرده و انتظار داشته و با واقعیت هماهنگ نمی بیند، دچار فشار عصبی می شود. بنابراین مدیریت زمان بخوبی می تواند از چنین فشارهایی که امروزه بر اکثر مدیران وارد می شود جلویگری نماید و زمینه تازه ای را برای کنترل اصطراب و فشارهای روانی فراهم آورد.
یعنی بجای اینکه اجازه دهیم تحت فشارهای روانی خود گرفتار شدیم سپس راه های مقابله با آن را آزمایش کنیم بیاییم از زمان خود به نحوه موثرتری بهره گرفته ریشه اضطراب را بر کنیم.
۲- تعادل میان کار و زندگی خصوصی: بهره گیری از مدیریت زمان باعث می شود که فرد اوقات فراغت بیشتری داشته با وقت و حوصله بیشتر به امور خانه و خانواده بپردازد و از این رهگذر زندگی خود را متعادل تر سازد زیرا تقسیم اوقات بین کار و خانه بسیار عادلانه تر است تا همه اوقات را صرف کارخانه کردن.
علاوه بر این باید هر روز وقتی را برای تعمق در کارهای خود تفکر سازنده و استراحت ذهنی به خود اختصاص دهید. بر اساس طب درمان استرس افراد باید بتوانید ۱۵ درصد زمان کاری خود را به استراحت بپردازند. سعی نکنند بیش از حد کار کنند. از این رو تعادل میان کار خانه و استراحت الزامی است. این سه عامل به اندازه ای اهمیت دارند که اگر یکی از آنها نباشد زندگی نا متعادل می شود.
۳- خلاقیت و زایندگی شخصی: در خصوص نو آوری های متکی به زمان، راعی ۱۳۷۶ می نویسد: وقتی صحبت از نو آوریها می شود زمان اهمیتی اضافه می یابد. شرکتی که بتواند سه بار تندتر از رقبای خود محصولش را تولید کند و به بازار بفرستد از مزایای شایان توجهی بهره مند می شود. امروزه شرکتهای ژاپنی یکی پس از دیگری به این شیوه مدیریت روی آورده اند. در مورد تهیه اماکن مسکونی، سرعت عمل ژاپنی ها ۴ برابر در مورد مسائل غامض و ریزه کاریهای فنی، ژاپنی ها ۷ تا ۱۰ سال از رقبال خود جلوترند.