کدام افراد یا سازمان هزینه های پروژه را پرداخت می کنند؟
چه افرادی در پروژه باید آموزش ببیند؟
برای اجرای پروژه چه افراد یا سازمانی باید همکاری کنند؟
آیا سازمان دیگری وجود دارد که نیاز مشتریان را رفع کند؟
و با توجه به جواب این سؤالات می توان گروه های ذینفع را تشخیص داد.
اگر گروه های ذینفع را از منظر اینکه در داخل سازمان باشند یا خیر تقسیم بندی کنیم به دو دسته گروه‌های ذینفع داخلی (حامی مالی پروژه و سهامداران، کارفرما، مدیر پروژه، تیم پروژه، مشتریان پروژه، مشاور، پیمان کاران) و گروه های ذینفع خارجی (رقبا، رسانه ها، سازمان های قانون گذار، خریداران، طرفداران محیط زیست و… ) تقسیم می شوند.
اما اگر از منظر اهمیت نگاه کنیم دو دسته ذینفعان کلیدی (بر سازمان کنترل مستقیم دارند و خواسته های آن ها در اهداف سازمان متبلور می شود، اهداف سازمان نمایانگر انتظارات و تمایلات آن ها می باشد، کلیدی تمام قدرت را از طریق ساختار حاکمیت سازمان برای هدف گذاری اعمال می کنند) و ذینفعان غیر کلیدی (از مکانیسم های خارجی نظیر بازار و فرهنگ برای حفظ منافع خود استفاده می کنند و در هدف گذاری اثرگذار و قدرتمند نیستند، از طریق مکانیسم های خارجی بر روی استراتژی‌های سازمان اثر گذارند و از این طریق چگونگی رسیدن به اهداف با توجه به محیط خارجی را مشخص می کنند) تقسیم میشوند.
پس از شناسایی و تعیین جایگاه ذینفعان، عامل تحلیلگر ذینفعان بایست به طور خاص و ویژه بر ذینفعان کلیدی نظارت داشته باشد (هرچند ذینفعان غیرکلیدی نیز به نوبه خود حائز اهمیتند) و تمایلات و انتظارات آنها را در ترسیم وضعیت موردانتظار سازمان به طرز مؤثر و شایستهای انعکاس دهد.
شکل ۳‑۱۱ نشانگر عامل تحلیلگر ذینفعان و پیامهائیست که این عامل با محیط مبادله می کند. این عامل نیز مانند سایر عاملها از دو پایگاه دانش درونی و سازمانی بهره میگیرد. از لحاظ ارتباطی این عامل با دریافت رویدادهای محیطی و تحقیق و توسعهای به اتخاذ تصمیمات موردنیاز مبادرت میورزد. از آنجا که هدف این عامل بیشبینی سمت و سوی گرایشات و میزان رضایتمندی ذینفعان از وضعیت حال و آینده سازمان و رویکرد رفتاری آنها در نیل به وضعیت موردانتظار است، هوشمندی مدنظر در پیادهسازی این عامل بیشتر از نوع رفتارشناختی خواهد بود و لذا تا حدودی به سامانههای پیش بینی رفتار انسانی شباهت خواهد داشت که البته نمونههای متعددی از این سیستمها قبلا طراحی و ایجاد شده و برای مقاصد مختلف مورداستفاده قرار گرفته است. مبنای بیشتر این سامانهها الگوریتمهای هوشمصنوعی از قبیل شبکه عصبی و ژنیک میباشد.
شکل ۳‑۱۱ عامل تحلیلگر ذینفعان
عامل ناظر محصولات و خدمات
محصولات و خدمات هر سازمان، به عنوان خروجی و یکی از معیارهای سنجش کارایی و اثربخشی فعالیتهای صورت گرفته در آن سازمان دارای اهمیت خاص و جایگاه ویژهای در حال و آینده سازمان است. محصولات و خدماتی که سازمان در حال و آینده ارائه می کند، بر جایگاه سازمان تأثیرگذار است و بنابراین بایست در ترسیم وضعیت موردانتظار سازمان لحاظ شود. در مدل پیشنهادی ما یک عامل هوشمند منفرد انجام این امر را برعهده دارد. برخی از مهمترین مواردی که در این زمینه بایست مدنظر قرارگیرند عبارتست از:
چشمانداز صنعت و چالشهای فراروی آن (نقاط ضعف، قوت، فرصتها و تهدیدها)
خصوصیات و کاربردهای محصول یا خدمت
شایستگیهای محوری محصول یا خدمت
چرخه عمر محصول یا خدمت در بازارهای داخلی و خارجی
چگونگی ارائه محصول یا خدمت
بررسی وضعیت محصولات یا خدمات مشابه و مقایسه محصول و خدمت سازمان با آنها
نوع محصولات یا خدماتی که سازمان تولید یا ارائه می کند، هم مستقیما از وضعیت و تقاضای بازار تأثیر میپذیرد و هم می تواند بر بازار تأثیرگذار باشد که البته این مورد بستگی به توان مالی سازمان نیز خواهد داشت و ضمنا ممکن است توانمالی سازمان را تحتالشعاع خود قرار دهد. لذا بین این عامل و عاملهای تحلیلگر بازار و ناظر مالی در مدل پیشنهادی ارتباطی دوسویه برقرار است. در نهایت این عامل بایست بتواند راهبرد آینده سازمان را در زمینه ارائه خدمات و محصولات خود با توجه چشمانداز و رسالت سازمان و با درنظر گرفتن شرایط محیطی، مالی و وضعیت بازار، تعیین نماید. عامل ترسیمگر وضعیت مطلوب خروجی این عامل را در ایجاد سناریوهای وضعیت موردانتظار دخیل خواهد نمود و لذا این عامل مانند سایر عاملها یکی از ارکان ترسیم وضعیت مذکور خواهد بود.
وضعیت این عامل در مدل پیشنهادی بر طبق متدلوژی پرامتئوس در شکل ۳‑۱۲ ترسیم شده است. این شکل بیان میدارد که عامل مذکور با دریافت رویدادهای محیطی حائز اهمیت و نیز رویدادهای احتمالی تحقیق و توسعهای، میزان در دسترس بودن منابع انسانی و وضعیت مالی سازمان، همچنین وقایعی از بازار که ممکن است بر محصولات و خدمات سازمان تأثیرگذار باشند و با انطباق تصمیمات خود با رسالت و چشمانداز کلی سازمان، در کنار بهره گیری از دانش سازمانی و نیز دانش درونی خود، تغییرات احتمالی موردنیاز در آینده سازمان برای نیل به وضعیت موردانتظار را تعیین می کند.
شکل ۳‑۱۲ عامل ناظر محصولات و خدمات
نوع هوشمندی موردنیاز برای این عامل تا حدودی مشابه هوشمندی موردنیاز برای عامل تحلیلگر بازار میباشد. بدین معنا که این عامل با احساس[۶۵] مجموعه ای از محرکهای محیطی و با اتکا به دانش قبلی در دسترس، بایست به طور مثال در مورد اینکه آیا آینده یک کالا یا خدمت امیدبخش و به صلاح سازمان است یا خیر تصمیم گیری کند. برای ایجاد این سطح از هوشمندی استفاده از برخی تکنیکها و الگوریتمهای مطرح شده در مباحث مدیریت استراتژیک نیز می تواند سودمند باشد. خروجی این عامل می تواند به طور مثال تعیین کننده ادامه یا توقف روند تولید یک محصول، یا ایجاد محصول یا ارائه خدمتی جدید توسط سازمان باشد. بدیهی است که این تصمیم بایست با چشمانداز کلی سازمان نیز منطبق و متناسب باشد.
عامل ناظر مالی
توان مالی یکی از مهمترین جنبه های تأثیرگذار بر آینده سازمان است. میتوان گفت تمامی تصمیماتی که توسط مدیران ارشد و حتی میانی و سطح پایینتر در هر سازمان اعم از تجاری یا غیرتجاری صورت میپذیرد، به طور مستقیم متأثر از توان مالی سازمان است. بی اغراق نیست اگر این جنبه را مهمترین جنبه تأثیرگذار بر آینده سازمان بدانیم، زیرا ثروت همواره قدرت و تنوع انتخاب را به همراه دارد و هرچه سازمان از لحاظ مالی قدرت بیشتری داشته باشد، امکان تسلط آن بر وضعیت پیشروی خود و حرکت در راستای صحیح جهت نیل به چشمانداز سازمان بیشتر و بهتر خواهد بود. آینده هر سازمان مستقیما و شدیدا از توان مالی آن سازمان تأثیر میپذیرد. لذا در چارچوب پیشنهادی عاملی جهت نظارت مالی سازمان نیز درنظر گرفته شده که مستقیما در نحوه شکلدهی سناریوهای آینده موردانتظار سازمان دخیل میباشد.
عواملی که با عامل ناظر مالی در ارتباطند یکی عامل تنظیمکننده منابع انسانی است که همانگونه که پیشتر ذکر شد، برای اتخاد تصمیماتی در حوزه منابع انسانی، نیازمند درنظر گرفتن توان مالی سازمانند (و البته ارتباطی یک سویه با عامل ناظر مالی دارد) و دیگری عامل مدیر محصولات و خدمات است که دارای ارتباطی دو سویه با این عامل است، زیرا هم وضعیت تولیدات و خدمات سازمان مستقیما از توان مالی آن تأثیر میپذیرند (مثلا توانایی شرکت در سرمایه گذاری برای تولید محصولی جدید) و هم نتایج حاصل از تولید این محصولات یا ارائه خدمات موردنظر، می تواند وضعیت مالی سازمان را ارتقا یا تنزل بخشد. ارتباط این عامل با عامل انطباقدهنده چشمانداز و رسالت سازمان، می تواند زمینه های سرمایه گذاری و نحوه کسب درآمد یا اختصاص هزینهها را مشخص نماید. بدیهی است که در تمام این مراحل بایست به عوامل محیطی نیز ویژه و خاص نمود و دقیقا به همین دلیل است که این عامل با عامل مراقب PESTEL در ارتباط است.
نهایتا این عامل نیز تأثیر بسیار مهم و بهسزایی در ترسیم وضعیت موردانتظار سازمان توسط عامل ترسیمگر وضعیت موردانتظار خواهد داشت.
شکل ۳‑۱۳ عامل ناظر مالی
با توجه به نقش کلیدی ناظر مالی در تصمیمات سازمان، پیادهسازی مناسب آن از اهمیت ویژهای برخوردار است. وضعیت مالی سازمان ممکن است از عوامل خارجی تأثیر پذیرد، یا تحقیق و توسعه درون سازمانی منجر به ایجاد فرصتی جدید و تغییر در آن شود. وضعیت مالی سازمان می تواند بر روی محصولات و خدمات آن تأثیر مستقیم داشته باشد و بالعکس، از تغییر در وضعیت تولیدات یا خدمات سازمان تأثیر پذیرد. همین وضعیت در مورد ارتباط توان مالی سازمان با منابع انسانی نیز برقرار است: توان مالی بهتر باعث جذب و نگهداری نیروی کار توانمندتر و جلب رضایت کارکنان خواهد بود و این تأمین رضایت موجب افزایش بهرهوری سازمان و نهایتا افزایش درآمد آن خواهد شد. لذا این عامل بایست با بهره گیری از هوشمندی درونی خود، تصمیماتی اتخاذ نماید که در عین همراستا بودن با چشمانداز سازمان، بتواند وضعیت موردانتظار آن را به خوبی ارضا نموده و منجر به عملکرد بهتر سایر عاملها مدل پیشنهادی در راستای ترسیم وضعیت موردانتظار سازمان گردد.
عامل ترسیم گر وضعیت موردانتظار
در نهایت عامل ترسیمگر وضعیت موردانتظار به عنوان آخرین عامل مطروحه در چارچوب پیشنهادی، با بهره گرفتن از خروجی تولید شده توسط عوامل شرح داده شده قبلی، به کمک تکنیکهای سناریوسازی هدفگرا، شروع به ایجاد تعدادی سناریوی محتمل و معقول از وضعیت موردانتظار آیندهی سازمان می کند. هر سناریو بیانگر وضعیتی است که در اثر حرکت از وضع موجود با انجام دنبالهای از عملیات بدان خواهیم رسید. این عامل سپس یکی از این موارد را که از همه جذابتر و محتملتر باشد را انتخاب نموده و به عنوان وضعیت موردانتظار سازمان ارائه می کند.
از یک دیدگاه سناریوها به دو کلی دسته تقسیم میشوند: اکتشافی و انتظاری (یا هنجاری). سناریوهای اکتشافی با بهره‌گیری از تکنیک دیده‌بانی به شناسایی روندهایی می‌پردازند که در آینده از نقش و اهمیت بیشتری برخوردار خواهند بود و اهداف خود را با توجه به آنها تنظیم مینمایند. سناریوهای انتظاری یا هنجاری نیز در حقیقت همان آینده‌های مرجحی هستند که مطلوبترین شکل آینده از دیدگاه مدیران استراتژیک بوده و تمامی کوشش‌های فردی و سازمانی برای محقق ساختن این گروه از آینده‌ها به عمل می‌آید. عامل ترسیمگر وضعیت موردانتظار همانگونه که نام آن نیز تداعی می کند، در واقع با ایجاد سناریوهای انتظاری، آینده مرجح سازمان را در افق زمانی مشخص ترسیم مینماید[۱۳]و[۱۴].
روند کلی عملکرد این عامل را میتوان به بخش تدوین سناریو و انتخاب سناریو تقسیم بندی نمود. برای مرحله نخست از روش تدوین سناریوی هدفگرای[۶۶] روبرت-ای تویس[۶۷] الهام گرفته می شود [۲] (تنها بخشهایی از آن روش در مدل پیشنهادی به کار گرفته خواهد شد). این روش شامل ۵ گام به شرح زیر است:
ایجاد مدلی بدون محدودیت از جایگاه آینده سازمان در یک افق زمانی معین، به طور مثال ۵ سال آینده
تعیین عملیاتی که بایست به منظور نیل به آن جایگاه انجام پذیرند
لحاظ کردن و آزمودن شرایط آینده و تأثیرات بالقوه محیط خارج سازمان
تعیین رویدادهایی مسیرهای رسیدن به آن شرایط را مشخص می کنند
نگاشت عملیات موردنیاز به رویدادهای بالقوه برای تحلیل احتمالات و تصمیم گیری در خصوص آنها
ترتیب انجام گامهای فوق حائز اهمیت است، زیرا به طور مثال تا پیش از تعیین اینکه سازمان به کدام سمت و سو قرار است حرکت نماید، تعیین عملیات موردنیاز برای حرکت در آن راستا امکان پذیر نمی باشد.
شکل ۳‑۱۴ به صورت ساده بیانگر سناریوهای محتمل متفاوتیست که می تواند برای آینده سازمان روی دهد و نیز رویدادهایی که در مسیر وقوع هر یک از آنها روی خواهد داد.
شکل ۳‑۱۴ ترسیم سناریوهای محتمل آینده و رویدادهایی که به آن وقوع هر یک منجر خواهد شد [۲]
در مدل تدوین سناریوی هدفگرا، پس از تعیین سناریوها، بایست وضعیت موردانتظار را با هریک از آنها سنجید (شکل ۳‑۱۵) و در نهایت از میان آنها سناریویی را که بیشترین انطباق را با آن وضعیت دارد، انتخاب نمود [۲]. اما از آنجا که در مدل پیشنهادی ما، هدف تعیین وضعیت موردانتظار بوده و طراحی مطلوبی از قبل موجود نمی باشد، روش مذکور نیاز به تغییراتی خواهد داشت.
شکل ۳‑۱۵ آزمودن وضعیت موردانتظار (آینده مرجح) با سناریوهای آینده محتمل [۲]
پیش از ادامه بحث، توجه به این نکته بسیار مهم و ضروریست که گرچه بسیاری از پارامترهای وضعیت ایدهآل با کمک تکنیکهای داده کاوی از دل سیستم اطلاعاتی راهبردی قابل استخراج هستند، ولی نهایتا وضعیت موردنظر بایست توسط کاربران انسانی سیستم اطلاعاتی راهبردی یا همان مدیران ردهبالا و استراتژیک سازمان نیز مورد تأیید قرار گیرد.
در مدل پیشنهادی، منظور از طراحی ایدهآل، وضعیت است که بیشترین انطباق را با سناریوهای پیشنهادی داشته باشد، در واقع یکی سناریو از بین سناریوهای تدوین شده توسط عامل هوشمند، با درنظر گرفتن تمامی شرایطی که پیشتر بیان گردید، و نیز با توجه به اطلاعاتی که سایر عاملها در اختیار عامل ترسیمگر وضعیت ایدهآل قرار می دهند، انتخاب شده و به عنوان خروجی سیستم چندعاملی در چارچوب پیشنهادی ارائه می شود.
شکل ۳‑۱۶ عامل ترسیمگر وضعیت موردانتظار
از منظر متدلوژی پرامتئوس (شکل ۳‑۱۶) عامل ترسیمگر وضعیت موردانتظار، به عنوان قلب مدل پیشنهادی، با تمامی عاملهای دیگر در ارتباط خواهد بود و در واقع خروجی و تصمیمات آنها را در مقاطع و شرایط خاص دریافت می کند. از آنجا که وظیفهی اصلی این عامل ترسیمسناریو با توجه به شرایط مختلف میباشد، هوشمندی تعبیه شده در آن نیز بایست در همین راستا باشد. عاملهایی با چنین سطح هوشمندی عملا کاربردهای بسیار خاص پیدا خواهند کرد. نمونههایی از آنها نرمافزارهایی با کاربرد نظامی است که در جنگها برای شبیهسازی وضعیتهای محتمل در حین عملیات نظامی و انتخاب تاکتیکهای مناسب و بهینه به کار میروند. عامل ترسیمگر وضعیت موردانتظار می تواند سناریوهای مختلفی از آینده محتمل سازمان را با توجه به تکنیکهای آیندهپژوهی ایجاد نموده و با اتکا به دانش سازمانی و نیز دانش درونی خود، محتملترین سناریو را که سازمان را در زمان قابل قبول در وضعیتی مشابه موردانتظار قرار خواهد داد، ارائه نماید. همانگونه که در ابتدای بحث اشاره شد، بدیهی است که این وضعیت بایست به گونه ای با بهره گرفتن از پارامترهای کمی یا حتی کیفی اما قابل اندازه گیری بیان شود. بدین ترتیب کل سیستم به هدف نهایی خود که بیان وضعیت موردانتظار سازمان در افق زمان مشخص در راستای استراتژی های سازمان و با توجه به تحولات محیطی و وضعیت فعلی سازمان از ابعاد مختلف است، دست خواهد یافت.
فاز طراحی جزئیات
سومین و آخرین مرحله در متدلوژی پرامتئوس فاز طراحی جزئیات است که در آن به صورت دقیقتر به بررسی طراحی و ساختار درونی عاملها پرداخته می شود. آنچه در این بخش بیش از همه حائز اهمیت است تعیین عملیات اصلی است که توسط هر یک از عاملها انجام می شود. بدین منظور در ادامه بصورت مجزا به بررسی هر یک از عاملهای چارچوب پیشنهادی خواهیم پرداخت. اما نکتهی بسیار مهمی که در این فاز در مورد ساختار درونی عاملها در چارچوب پیشنهادی بایست بدان توجه نمایید آنست که در این چارچوب قصد ما به هیچوجه پرداختن به نحوه پیادهسازی هوشدرونی عاملها نیست، زیرا پیادهسازی این هوشمندی بسیار فراتر از حوزه این پژوهش بوده و خود نیازمند بررسی موشکافانه و سالها تحقیق و پژوهش و تجربه در زمینههایی همچون داده کاوی، هوشسازمانی، هوشمصنوعی و غیره میباشد. لذا در این فاز هدف تنها بیان کلی برخی از مهمترین قابلیت[۶۸]هائیست که به نظر میرسد هر عامل جهت اجرای نقش خود در چارچوب پیشنهادی بایست قادر به انجام آنها باشد. بدیهیست همانگونه که در متدلوژی پرامتئوس بیان گردیده، این قابلیتها خود دارای سطوح مختلف انتزاع میباشد که در ادامه ما تنها بالاترین سطح آن را مورد بررسی قرار خواهیم داد.
۳.۳.۳.۱. ساختار عامل انطباق دهنده رسالت و چشم انداز
این عامل بایست بتواند تصمیمات سایر عاملها را در قالب یک پیام دریافت نموده، تجزیه . تحلیل نماید و میزان انطباق یا انحراف آن از رسالت و چشمانداز کلی سازمان را (که قبلا به صورت دانش صریح درونی در دسترس این عامل است) تعیین نماید. مهمترین قابلیت های موردانتظار برای این عامل عبارتند از: بررسی سازگاری تصمیمات هر یک از عاملها، تعیین میزان سازگاری یک تصمیم با چشمانداز و رسالت سازمان، انتخاب بهترین تصمیم از بین چندین تصمیم موجود و نهایتا اجازه یا عدم اجازهی اجرای یک تصمیم توسط عاملهای دیگر چارچوب پیشنهادی. شکل ۳‑۱۷ قابلیت های مربوط به عامل انطباقدهنده رسالت و چشمانداز را نمایش میدهد. در این شکل ( و در سایر شکلهایی که در ادامه مشاهده خواهید کرد)، پیامها یا همان رویدادهای دریافتی و ارسالی هر عامل نیز در کنار قابلیت های آن مشخص شده اند. در مورد رویدادهایی که هر عامل هم ارسال (send) و هم مدیریت (handle) می کند، بایست گفت اینها همان رویدادهایی هستند که از سوی سایر عاملها به یک عامل ارسال شده و درخواست انجام عملی را از آن دارند و عامل دریافت کننده بایست پاسخی برای آن بازگرداند. مثلا در مورد عامل اخیر، سایر عاملها ممکن است پیامی مبنی بر انطباق تصمیم آنها با چشمانداز سازمان به عامل ارسال نمایند که عامل دریافت کننده بایست پس از بررسی بایست نتیجه را به صورت مناسب به عامل درخواست کننده بازگرداند.
ورودی اصلی مورداستفاده این عامل همانگونه که در فاز طراحی ساختاری ذکر شد، همان رسالت و چشمانداز سازمان است که به صورت دانش صریح ترجمه شده و از طریق پایگاه دانش اختصاصی این عامل در دسترس آن قرار دارد که در کنار ورودی دیگر که همان پیامهای حاوی تصمیمات سایر عاملها جهت انطباق با رسالت و چشمانداز سازمان است، برای انجام عملیات درونی موردانتظار عامل کافی به نظر میرسند. خروجی آن نیز همان اعمال کنترلیست که بر تصمیمات موردنظر اعمال می شود.
|
[چهارشنبه 1400-08-05] [ 12:27:00 ق.ظ ]
|
